HSF17½ 9.-11.6 – Tapahtuman järjestäminen


#1

Vapaaehtoisia tarvitaan

Nyt tarvittaisiin vapaaehtoisia toteuttamaan HSF:ää Helsingissä. Kerro täällä, irkissä tai vaikka läbillä jos haluat olla mukana tekemässä tapahtumaa. Nakkitiimiin kaivataan uusia tekijöitä, olisiko esim. @naavis tai @joonamo kiinnostuneita tekemään jotain?

Tapahtuman järjestäminen

Muistilista

  • :ballot_box_with_check: Päivämäärän päättäminen
  • :ballot_box_with_check: Nettisivut avattu http://hsf.hacklab.fi
  • Robottitapahtumasta lähetetty ilmoitukset:
  • :ballot_box_with_check: Kaupungille ilmoitus (lupa OK)
  • :ballot_box_with_check: Facebookiin tapahtumasivu https://www.facebook.com/events/1165421916919554/
  • :ballot_box_with_check: FB-mainonta (osoittautui hyväksi tavaksi tavoittaa ihmisiä)
  • :ballot_box_with_check: Julisteita alkaa olla ihan kivasti ympäri Pitskua (Huom. Leppävaara, Haaga ja muut lähialueet, täällä ei ole vielä julisteita!) https://www.zeemaps.com/map?group=2562508
  • :black_square_button: Julisteiden kerääminen pois tapahtuman jälkeen (yritetään siivota osa pois)
  • :ballot_box_with_check: hacklab.fi-domainiin tapahtumasivu http://robotit.hacklab.fi
  • :ballot_box_with_check: Netin tapahtumasivuille, menovinkit yms.
  • :black_square_button: Muille järjestöille. Saisimmekohan Pyöräpajan mukaan osallistumaan?
  • :black_square_button: Paikallislehti?
  • :ballot_box_with_check: Kutsuviestit lähtetty hacklabeille
  • :ballot_box_with_check: Toinen robottirata testaamiseen ja varikolle? – Ei tarvinnut rakentaa uutta, vaan Turku toi mukanaan oman ratansa. Toimi hyvin lisäohjelmana puistossa.
  • :ballot_box_with_check: Tapahtumailmoittautuminen osallistujille avattu (@rambo hoitaa?)
    • Ilmoittautumislomakkeessa huomioitu ruokailuun osallistujat, jotta mm. tiedetään montako henkilöä ilmoitetaan ravintolalle saapuvaksi
  • Saunan järjestäminen
    • :ballot_box_with_check: varattu
    • :ballot_box_with_check: käytännön työt, nouto, maksu ym. – palautettu sunnuntaina
  • :ballot_box_with_check: Hinnoittelun päätökset
  • :ballot_box_with_check: Muu oheistoiminta päätetty ja varattu
  • RC-autoilua?
  • Boulderointia? (www.boulderkeskus.com/)
  • Trampoliinikeskus? (www.rushfinland.fi/)
  • Zippy? http://zippy.fi/ryhmille/juhlaporukat/
  • :ballot_box_with_check: Pikseli-virtuaalipuisto http://www.pikseli.fi/
  • Sugoi arcade http://www.sugoi.fi/
  • Paintball?
  • http://salmisaarenliikuntakeskus.fi/ mm. Megazone
  • Seikkailupuisto Huippu
  • Asiantuntijapuheenvuoroja.
  • Ehdotuksia? Toiveita? Saa laittaa ideoita tänne.
  • Ruokailun järjestäminen
  • :ballot_box_with_check: Thai-food (ilmoitus kun osallistujamäärä selviää)
  • :ballot_box_with_check: Muut ostokset: tehdään tapahtuman aikana tarpeen mukaan
  • Robottikisan vaatimat järjestelyt
    • :ballot_box_with_check: Äänentoistolaite (Nakkijako: @Knorad )
  • :ballot_box_with_check: Muu esitystekniikka, ajanottolaite käyttökelpoinen minimitoteutuksella (@jssmk, @Knorad )
  • :ballot_box_with_check: Telttakatos ostettu
  • Esityksiä, demoja tms.?
    • :ballot_box_with_check: @ExTechOp:in esitys hacklab.fi:n mahdollisuuksista osallistua Worldconin tapahtuma-alueelle? Reaktori esille varastosta?
    • :ballot_box_with_check: Ruuvitag-esittely
  • Muita loppuvuoden tapahtumia?

Päivitetään listaa aina sitä mukaa, kun muistuu uusia työkohtia.

Tähän mennessä opittua:

  • ilmoittautumislomakkeeseen jatkossa enemmän lisätietoja: Holvin verkkokaupassa asuinpaikka ei ole pakollinen kenttä, joten kaikista ilmoittautuneista ei tiedä, mistä päin saapuvat. Ohjeistetaan ilmoittautujia tai kysytään kaupunki vielä erikseen.
  • Julisteiden levittämiseen ei tunnu löytyvän vapaaehtoisia. Otetaan selvää mistä johtuu. Ensi vuonna tulostetaan ajankohtatiedot A3-tulostimella pohjaan valmiiksi (nyt ei ole sen kokoista tulostinta läbillä).
  • Robottitapahtuman ja HSF:n erottaminen toisistaan oli joillekin hankalaa. Moni luuli samaksi asiaksi.
  • Ohjelma pitää julkaista seuraavalla kerralla aikaisemmin. Uusia osallistujia vaikea saada mukaan, kun ei ole mitään, millä näyttää mitä tapahtumaan kuuluu. Esitellään uusille etukäteen avoimessa tiistaissa hyvissä ajoin.

#2

Meikäläinen voi hoitaa ilmoitukset netin eri tapahtumasivustoille. Voin myös robottikisapäivänä auttaa tavaroiden ja ihmisten kuskaamisessa jos on tarve.


#3

Ehdottaisin että lauantain ohjelmassa olisi kaksi vaihtoehtoa: yksi liikunnalisempi ja yksi rennompi excu, kuten arcade. Ehdottaisin vaikkapa Pikseli-virtuaalipuistoa. Todennäköisemmin menisin kuitenkin liikunnallisempaan toimintaan, joista kiinnostaisi melkein kaikki, ehkä Zippy tai trampoliinit eniten.


#4

Robottikisalle on avattu omat nettisivut:


#5

Zippylle vaihtoehtoinen on Seikkailupuisto Huippu Leppävaaran urheilupuistossa, joka ainakin päällisin puolin vaikuttaa huimemmalta. Tosin Zippyn olen nähnyt vain ohiajaessani bussilla.


#6

Eilisessä hallituksen kokouksessa saatiin päätettyä tapahtuman järjestämisestä lisää. Perjantaille on varattu aikataulusta tilaa lentonäytökselle: http://suomifinland100.fi/event/suomi-lentaa-juhlalentonaytos/

Koska näytös alkaa jo klo 16.30, se tarkoittaa että HSF:ää voi aloitella tällä kertaa Kaivopuistosta. Järjestetään ovet auki myös niille, jotka saapuvat mieluummin suoraan läbille. Tämä vaatii säätämistä, jotta saadaan esim. sauna käyttöön jo perjantaiksi. Ehdotuksia asian järjestämiseksi otetaan vastaan.

Niin, ja laittakaa mielipiteitä lauantain muusta ohjelmasta. Muuten joudutaan päättämään asiat yksinämme. Pikseli on saanut irkissä yhden äänen.


#7

Robotit Strömbergin puistossa -tapahtumasta on nyt ilmoitettu Stadissa.fi- ja Menovinkki.fi-palveluihin.


#8

Tänään esitettiin ajatuksia siitä, että lauantai varataan kokonaan robottikisalle ja ruokailulle. Kaikkeen muuhun ohjelmaan pitäisi tehdä varauksia ihan lähiaikoina, jotta ehditään saamaan sopivat kellonajat. Jos kuitenkin päätetään jättää kaikki oheisohjelma pois, niin sitten keskitytään robottikisaan.

Mitä mieltä asiasta ollaan? Tapahtumasta on jo tiedotettu kaikkiin kaupunkeihin viestillä, jossa lauantaille on suunniteltu actionia. Osallistumismaksulle jotain vastinetta? Launtain ohjelman mieliipiteitä on saatu tähän mennessä ehkä kolmelta henkilöltä, joten näillä tiedoilla ei vielä päätöksiä pysty tekemään.

Edit: varaan nyt Pikselin meille klo 12:15 alkaen 60 minuutiksi. Kahdeksan pelitilaa neljästätoista varattuna meille. Ohjelmaa on luvattu, joten sitä pitää olla.


#9

Mainosjulisteita on ehditty viedä muutamiin tärkeimpiin paikkoihin esille. Näitä saa hakea läbiltä ja kiinnittää itse valitsemiinsa paikkoihin.

Tänne saa merkitä paikat, mihin on vienyt julisteita:
https://www.zeemaps.com/map?group=2562508

Koska meillä ei ole tällä hetkellä A3-tulostinta, julisteseen pitää kirjoittaa itse tussilla ensin esim.
“Lauantaina 10. kesäkuuta klo 16-17.30”

Läbillä on tähän hyvä tussi toimistotarvike-laatikossa.


#10

Tapahtuman sivu http://hsf.hacklab.fi on päivitetty tarkemmalla ohjelmalla.

Tarvitaan vapaaehtoinen iskuryhmä valmistelemaan robottikisan tapahtuma-aluetta ja teltan pystytystä.


#11

Robottitapahtuma onnistui tälläkin kertaa hyvin. Kiitos kaikille, jotka olivat toteuttamassa! Teltan pystytys oli nopeaa isolla joukolla, ja teltta teki kisasta enemmän oikean järjestetyn tapahtuman näköisen.

Parannettavaa:

  • Varikkoalue ja kisarata: tehdään ennalta päätetty järjestys robottien vuoroista radalla. Juontajan piti huudella varikolle ja kysellä, onko robotteja tulossa lisää. Varikko lähemmäs radan lähtöpistettä?
  • Äänentoistolaitteen toimintavarmuus kuntoon: katsotaan voidaanko antennille tehdä jotain, tai olisiko kaiuttimen teline ratkaisu ongelmaan.
  • Ennalta nimettyjä henkilöitä vastuutehtäviin: valokuvaaja, osallistujamäärän laskija, tavaralähetti läbille. Järjestyksevalvojan kaltainen tehtävä, eli joku, joka vähän kiertelisi aluetta ja sen ympäristöä, ja seuraisi tapahtuman sujumista.
  • Näkyvyys radalle: radan nostaminen matalle jalustalle, esim. n. 20 cm maan pinnasta? Näyttö, josta voisi seurata kauempaa?
  • Some-näkyvyyttä lisää. FB-mainontaa ennen kaikkea. Joku kyseli tapahtuman hashtagia, ei ollut päätetty mitään ja tapahtuman nimi on siihen liian pitkä. Olisiko #robotitpuistossa hyvä? Laitetaan esille ensi vuoden tapahtumassa ja julisteissa.

Ensi vuoden tapahtumaan otettavien tavaroiden muistilistan luonnos:
Teltta, kisarata, äänentoistolaite, taittopöydät, tuolit, mainoslakana, flyerit, radan alusta (vaneri, matto tms.), tarroja, ajanottolaite, roskapusseja, narua, kisan palkinnot, tusseja, paperia. Lisäksi mahdollisesti: vesipulloja, teltan kiinnitys ja ankkurointi maahan, palautteen kerääminen (paperilappuja ja pahvilaatikko tms.).


#12

Vuonna 2016 taisi käydä hyvä tuuri kun HS julkaisi viikonlopun tapahtumavinkkejä juuri meidän viikonlopulle. Tällä kertaa vastaavaa ilmaista näkyvyyttä ei osunut kohdalle, mutta FB-mainonta näyttäisi tavoittavan ihmisiä. Tässä kyselyssä on varmaan vastaajien joukossa meidän omaa porukkaa, joten mahtaako tämä kertoa koko totuutta?


#13

Tulokset on nyt luettavissa tapahtuman sivuilla. Kertokaa jos löytyy virheitä:


#14

Facebook live ja youtube live tuosta tapahtumasta myös sitten jatkossa. Vaikka ihan vaan rataa kuvaten about ylhäältäpäin jos ei sellaista vlog-meininkiä kukaan väännä…