HSF18½ 7.-10.6 – Tapahtuman järjestäminen


#1

Vapaaehtoisia tarvitaan

Etsitään vapaaehtoisia toteuttamaan HSF:ää Helsingissä. Kerro täällä, irkissä tai vaikka läbillä jos haluat olla mukana tekemässä tapahtumaa.

Tapahtuman järjestäminen

:ballot_box_with_check: kunnossa
:arrow_forward: työn alla
:black_square_button: ei hoidettu

Muistilista

  • :ballot_box_with_check: Päivämäärän päättäminen
  • :black_square_button: Nettisivut avattu http://hsf.hacklab.fi
  • Robottitapahtumasta lähetetty ilmoitukset:
    • :ballot_box_with_check: Kaupungille ilmoitus
    • :black_square_button: Facebookiin tapahtumasivu
    • :black_square_button: FB-mainonta (osoittautui hyväksi tavaksi tavoittaa ihmisiä)
    • :arrow_forward: Julisteiden levittäminen Pitäjänmäen alueelle, lähiympäristöön ja kauemmas
    • :black_square_button: Julisteiden kerääminen pois tapahtuman jälkeen (yritetään siivota osa pois)
    • :ballot_box_with_check: hacklab.fi-domainiin tapahtumasivu http://robotit.hacklab.fi
    • :black_square_button: Netin tapahtumasivuille, menovinkit yms.
    • :arrow_forward: Muille järjestöille. Pyöräpaja kutsuttu mukaan
    • :black_square_button: Paikallinen media ym.
  • :black_square_button: Kutsuviestit hacklabeille
  • :black_square_button: Toinen robottirata testaamiseen ja varikolle – joku toinen kaupunki hoitaa?
  • :black_square_button: Tapahtumailmoittautuminen osallistujille
    • Ilmoittautumislomakkeessa huomioitu ruokailuun osallistujat, jotta mm. tiedetään montako henkilöä ilmoitetaan ravintolalle saapuvaksi
  • Saunan järjestäminen
    • :ballot_box_with_check: sama tuttu telttasauna on varattu
    • :black_square_button: käytännön työt, nouto, maksu ym.
  • :black_square_button: Hinnoittelun päätökset
  • :arrow_forward: Muu oheistoiminta päätetty ja varattu
  • Aikaisemmmin pohdittu/tehty näitä:
  • Ruokailun järjestäminen
    • :black_square_button: Thai-food (ilmoitus kun osallistujamäärä selviää)
    • :black_square_button: Muut ostokset: tehdään tapahtuman aikana tarpeen mukaan
  • Robottikisan vaatimat järjestelyt
    • Mennään pitkälti vanhalla totutulla tavalla
  • Esityksiä, demoja tms.?
    • :black_square_button: @vurpo ja Turku voisi esitellä Matrixia ym.
    • Keskustelua mahdollisesta ulkoilmatapahtumasta 2019/2020?

Päivitetään listaa aina sitä mukaa, kun muistuu uusia työkohtia.

Opittuja asioita menneistä tapahtumista:

  • ilmoittautumislomakkeeseen kysyttävä mahdollisia lisätietoja: Holvin verkkokaupassa asuinpaikka ei ole pakollinen kenttä, joten kaikista ilmoittautuneista ei tiedä, mistä päin saapuvat. Ohjeistetaan ilmoittautujia tai kysytään kaupunki vielä erikseen.
  • Julisteiden levittämiseen ei löydy helposti tekijöitä, yritetään silti saada tähän vapaaehtoisia
  • Robottitapahtuman ja HSF:n erottaminen toisistaan oli joillekin hankalaa. Moni luuli samaksi asiaksi.
  • Ohjelma pitää julkaista seuraavalla kerralla aikaisemmin. Uusia osallistujia vaikea saada mukaan, kun ei ole mitään, millä näyttää mitä tapahtumaan kuuluu. Esitellään uusille etukäteen avoimessa tiistaissa hyvissä ajoin.
  • Ravintolaan mennään vain etukäteen maksaneiden nimilistan kanssa
  • Aamiaista sekä lauantaina että sunnuntaina
  • Kerätään kävijäpalautetta robottikisan vierailta, mm. miten sai tietää tapahtumasta

#2

Ehdotan että kysellään varaustilannetta Sugoi arcadesta lauantaille joskus puolenpäivän aikaan lauantaina. Tarvittaessa voidaan järjestää liikunnallisempaa tekemistä kiinnostuneille, vaikka siten että ehtii molempiin.

Tiedustelin varaustilannetta Sugoista ja olisi vapaa lauantaina. Sovin nyt klo 11-13 meille ajan sinne.


#3

Vapaaehtoisia tarvitaan tapahtuman aikaan ainakin näihin tehtäviin:

  • Esitelmien pitäjiä, ohjelman järjestäjiä
  • Saunamajuri huolehtimaan telttasaunasta
  • Olisi hyvä, jos saataisiin puistotapahtumaan joku huolehtimaan mahdollisista häiriöistä. Järjestyksenvalvojan kortista plussaa.

Vapaaehtoisia saa ilmoittautua kaikista osallistuvista kaupungeista.