HSF18½ 7.-10.6 – Tapahtuman järjestäminen


#1

Vapaaehtoisia tarvitaan

Etsitään vapaaehtoisia toteuttamaan HSF:ää Helsingissä. Kerro täällä, irkissä tai vaikka läbillä jos haluat olla mukana tekemässä tapahtumaa.

Tapahtuman järjestäminen

:ballot_box_with_check: kunnossa
:arrow_forward: työn alla
:black_square_button: ei hoidettu

Muistilista

  • :ballot_box_with_check: Päivämäärän päättäminen
  • :ballot_box_with_check: Budjetin päättäminen
  • :ballot_box_with_check: Nettisivut avattu http://hsf.hacklab.fi
  • Robottitapahtumasta lähetetty ilmoitukset:
    • :ballot_box_with_check: Kaupungille ilmoitus
    • :ballot_box_with_check: Facebookiin tapahtumasivu
    • :ballot_box_with_check: FB-mainonta (osoittautui hyväksi tavaksi tavoittaa ihmisiä)
    • :arrow_forward: Julisteiden levittäminen Pitäjänmäen alueelle, lähiympäristöön ja kauemmas
    • :black_square_button: Julisteiden kerääminen pois tapahtuman jälkeen (yritetään siivota osa pois)
    • :ballot_box_with_check: tapahtumasivu http://robotit.hacklab.fi päivitetty
    • :ballot_box_with_check: Netin tapahtumasivuille, menovinkit yms.
    • :arrow_forward: Muille järjestöille.
      • Pyöräpaja kutsuttu mukaan
      • Pitäjänmäki-seura tiedottaa. Tapahtuma samana päivänä kuin Pitskun putous, ja paikalla saattaa olla muitakin järjestöjä.
    • :black_square_button: Paikallinen media ym.
  • :ballot_box_with_check: Kutsuviestit hacklabeille
  • :black_square_button: Toinen robottirata testaamiseen ja varikolle – joku toinen kaupunki hoitaa?
  • :ballot_box_with_check: Tapahtumailmoittautuminen osallistujille
    • Ilmoittautumislomakkeessa huomioitu ruokailuun osallistujat, jotta mm. tiedetään montako henkilöä ilmoitetaan ravintolalle saapuvaksi
  • Saunan järjestäminen
    • :ballot_box_with_check: sama tuttu telttasauna on varattu
    • :black_square_button: käytännön työt, nouto, maksu ym.
  • :ballot_box_with_check: Hinnoittelun päätökset
  • :arrow_forward: Muu oheistoiminta päätetty ja varattu
  • Aikaisemmmin pohdittu/tehty näitä:
  • Ruokailun järjestäminen
    • :arrow_forward: Thai-food (ilmoitus kun osallistujamäärä selviää)
    • :black_square_button: Muut ostokset: tehdään tapahtuman aikana tarpeen mukaan
  • Robottikisan vaatimat järjestelyt
    • Mennään pitkälti vanhalla totutulla tavalla
  • Esityksiä, demoja tms.?
    • :black_square_button: @vurpo ja Turku voisi esitellä Matrixia ym.
    • Keskustelua mahdollisesta ulkoilmatapahtumasta 2019/2020?

Päivitetään listaa aina sitä mukaa, kun muistuu uusia työkohtia.

Opittuja asioita menneistä tapahtumista:

  • ilmoittautumislomakkeeseen kysyttävä mahdollisia lisätietoja: Holvin verkkokaupassa asuinpaikka ei ole pakollinen kenttä, joten kaikista ilmoittautuneista ei tiedä, mistä päin saapuvat. Ohjeistetaan ilmoittautujia tai kysytään kaupunki vielä erikseen.
  • Julisteiden levittämiseen ei löydy helposti tekijöitä, yritetään silti saada tähän vapaaehtoisia
  • Robottitapahtuman ja HSF:n erottaminen toisistaan oli joillekin hankalaa. Moni luuli samaksi asiaksi.
  • Ohjelma pitää julkaista seuraavalla kerralla aikaisemmin. Uusia osallistujia vaikea saada mukaan, kun ei ole mitään, millä näyttää mitä tapahtumaan kuuluu. Esitellään uusille etukäteen avoimessa tiistaissa hyvissä ajoin.
  • Ravintolaan mennään vain etukäteen maksaneiden nimilistan kanssa
  • Aamiaista sekä lauantaina että sunnuntaina
  • Kerätään kävijäpalautetta robottikisan vierailta, mm. miten sai tietää tapahtumasta
  • Koordinoidaan robottikisaa jotenkin jatkossa Pitäjänmäki-seuran kanssa tai ainakin ilmoitetaan heille päivämäärä ajoissa

#2

Ehdotan että kysellään varaustilannetta Sugoi arcadesta lauantaille joskus puolenpäivän aikaan lauantaina. Tarvittaessa voidaan järjestää liikunnallisempaa tekemistä kiinnostuneille, vaikka siten että ehtii molempiin.

Tiedustelin varaustilannetta Sugoista ja olisi vapaa lauantaina. Sovin nyt klo 11-13 meille ajan sinne.


#3

Vapaaehtoisia tarvitaan tapahtuman aikaan ainakin näihin tehtäviin:

  • Esitelmien pitäjiä, ohjelman järjestäjiä
  • Saunamajuri huolehtimaan telttasaunasta
  • Olisi hyvä, jos saataisiin puistotapahtumaan joku huolehtimaan mahdollisista häiriöistä. Järjestyksenvalvojan kortista plussaa.

Vapaaehtoisia saa ilmoittautua kaikista osallistuvista kaupungeista.


#4

Samalle päivälle robottikisan aikaan osuu myös Pitskun Putous -päivä.
http://kaupunginosat.net/pitajanmaki/kotikaupunkipolut/1-mtjoki-mainmenu-893/7-pitjnmki/2561-pitskun-putous-lauantaina-9-kesakuuta-12-15-strombergin-puistossa

Jos asiat järjestyvät, saamme ehkä paikalle urheiluseuran kahvimyynnin. Pitäjänmäki-seura auttaa robottikisan markkinoinnissa ja yhteisestä ajankohdasta on varmasti muutenkin etua, jotta ihmiset löytävät perille. Varsinkin tänä vuonna, kun meidän oma markkinointi on jäänyt vielä hyvin vähäiseksi.


#5

Nämä koneet etsivät uutta kotia HSF:ssä. Mielellään muiden kaupunkien hacklabeille.


Lisäksi on tarjolla paljon erilaista tavaraa jaettavaksi mukaan

41712117474_d689225955_z:

41714837374_087639f5ed_z


#6

Moi,
Millainen vapaaehtoistilanne on HSF181/2 osalta? Nyt kun sain tömäkämmät allergiatropit, niin saattaisi henki kulkea viikon päästä. Mulla on mahdollisuus pitää pe saldovapaata ja la-su melko monta tuntia käytettävissä.

  • T

#7

Suurin osa vapaaehtoistehtävistä jakautuu vasta tapahtuman aikana. Jos puistotapahtumaan keksii jotain tekemistä tai esiteltävää pöydälle, niin sellaista voi tuoda mukanaan. Tapahtuman aikana vasta sitten ratkeaa saunavahdin vuorot yms. juoksevat tehtävät. Esitelmiä voi pitää, aiheina voi olla melkein mitä vaan. Esim. lapsille järjestettävän toiminnan suunnittelusta tms.


#8

Suovula teki kartan jossa oleelliset asiat:


#9

Kiitos kaikille HSF:n vieraille ja tapahtumaa rakentamassa olleille!

Vaikka viime hetken paniikki saikin epäilemään onnistumista, niin tapahtumasta tuli lopulta paljon parempi kuin osasin odottaa. Kiitos varsinkin @Tuula hauskasta workshopista. Lauantai olikin ihan täynnä ohjelmaa, joten sunnuntaille ei jäänyt enää mitään muuta kuin tapahtuman lopettelua.

Robottikisassa tehtiin tällä kertaa asioita hieman toisin kuin viime kerralla. Kilpailua ei ratkaistu kellonajan perusteella, vaan yleisöraati sai antaa pisteitä, joiden perusteella valitiin kolme yleisön suosikkia. Kyselyn perusteella julisteiden levittämiseen käytetty työ ei ole ollut turhaa, vaan niiden perusteella ihmiset ovat löytäneet hyvin paikalle. Somen merkitys ja tuttavien vinkit ovat nähtävästi tärkein tapa tavoittaa kävijöitä.

Kävijäkyselystä lyhyesti:

  • 8 kpl vastaajista sanoi tulevansa Pitäjänmäeltä, 6 kpl jostain toisesta Helsingin alueesta ja joitakin vastauksia muualta.
  • 8 kpl vastasi kuulleensa tapahtumasta tuttavalta tai somesta, tai tuttavalta somen kautta
  • 6 kpl sanoi tietävänsä tapahtumasta julisteen vuoksi
  • 1 kpl oli löytänyt paikalle netin tapahtumasivuilta
  • muutama vastaaja oli tiennyt tapahtumasta muulla tavoin, esim. suoraan hacklabilta, joku työpaikan Slackista
  • palautetta tuli varsinkin huonosta näkyvyydestä radalle, joten tähän pitää jatkossa pohtia ratkaisuja

Ensi viikolla päivittyy robottikisan sivut kuvilla ja tuloksilla. Laittakaa valokuvianne nettiin, niin voidaan lisätä niitä mukaan.