HSF19½ 14.-16.6 - Tapahtuman järjestämisen todo-lista

Vapaaehtoisia tarvitaan

Etsitään vapaaehtoisia toteuttamaan HSF:ää Helsingissä. Kerro täällä, irkissä tai vaikka läbillä jos haluat olla mukana tekemässä tapahtumaa.

Tapahtuman järjestäminen

:ballot_box_with_check: kunnossa
:arrow_forward: työn alla
:black_square_button: ei hoidettu

Muistilista

  • :ballot_box_with_check: Päivämäärän päättäminen
  • :ballot_box_with_check: Budjetin päättäminen
  • :ballot_box_with_check: Nettisivut avattu http://hsf.hacklab.fi
  • Robottitapahtumasta lähetetty ilmoitukset:
    • :ballot_box_with_check: Kaupungille ilmoitus
    • :ballot_box_with_check: Facebookiin tapahtumasivu
    • :black_square_button: FB-mainonta (osoittautui hyväksi tavaksi tavoittaa ihmisiä)
    • :arrow_forward: Julisteiden levittäminen Pitäjänmäen alueelle, lähiympäristöön ja kauemmas
    • :black_square_button: Julisteiden kerääminen pois tapahtuman jälkeen (yritetään siivota osa pois)
    • :ballot_box_with_check: tapahtumasivu http://robotit.hacklab.fi päivitetty
    • :black_square_button: Netin tapahtumasivuille, menovinkit yms.
    • :black_square_button: Muille järjestöille.
      • :black_square_button: Pitäjänmäki-seura
    • :black_square_button: Paikallinen media ym.
  • :ballot_box_with_check: Kutsuviestit hacklabeille
  • :arrow_forward: Toinen robottirata testaamiseen ja varikolle – joku toinen kaupunki hoitaa?
  • :ballot_box_with_check: Tapahtumailmoittautuminen osallistujille
    • Ilmoittautumislomakkeessa huomioitu ruokailuun osallistujat, jotta mm. tiedetään montako henkilöä ilmoitetaan ravintolalle saapuvaksi
  • Saunan järjestäminen
    • :ballot_box_with_check: sama tuttu telttasauna on varattu
    • :arrow_forward: käytännön työt, nouto, maksu ym.
  • :ballot_box_with_check: Hinnoittelun päätökset
  • :black_square_button: Muu oheistoiminta päätetty ja varattu
  • Ruokailun järjestäminen
    • :ballot_box_with_check: Thai-food (ilmoitus kun osallistujamäärä selviää)
    • :arrow_forward: Muut ostokset: tehdään tapahtuman aikana tarpeen mukaan
  • Robottikisan vaatimat järjestelyt
    • Mennään pitkälti vanhalla totutulla tavalla
  • Esityksiä, demoja tms.?

Päivitetään listaa aina sitä mukaa, kun muistuu uusia työkohtia.

Opittuja järjestämisestä 2019:

  • Tarkasta aina massakutsukirjeen lähetyksessä, että kaikki vastaanottavat tahot ovat mukana, tällä kertaa Tampere jäi aluksi ilman viestiä.
  • Tarkkaillaan miten totutun viikonlopun siirto yhtä viikkoa myöhemmäksi vaikuttaa osallistumisintoon

Opittuja asioita menneistä tapahtumista 2018:

  • ilmoittautumislomakkeeseen kysyttävä mahdollisia lisätietoja: Holvin verkkokaupassa asuinpaikka ei ole pakollinen kenttä, joten kaikista ilmoittautuneista ei tiedä, mistä päin saapuvat. Ohjeistetaan ilmoittautujia tai kysytään kaupunki vielä erikseen.
  • Julisteiden levittämiseen ei löydy helposti tekijöitä, yritetään silti saada tähän vapaaehtoisia
  • Robottitapahtuman ja HSF:n erottaminen toisistaan oli joillekin hankalaa. Moni luuli samaksi asiaksi.
  • Ohjelma pitää julkaista seuraavalla kerralla aikaisemmin. Uusia osallistujia vaikea saada mukaan, kun ei ole mitään, millä näyttää mitä tapahtumaan kuuluu. Esitellään uusille etukäteen avoimessa tiistaissa hyvissä ajoin.
  • Ravintolaan mennään vain etukäteen maksaneiden nimilistan kanssa
  • Aamiaista sekä lauantaina että sunnuntaina
  • Kerätään kävijäpalautetta robottikisan vierailta, mm. miten sai tietää tapahtumasta
  • Koordinoidaan robottikisaa jotenkin jatkossa Pitäjänmäki-seuran kanssa tai ainakin ilmoitetaan heille päivämäärä ajoissa
1 Like

Ilman että nyt lupaan mitään, niin ainakin Turussa on oma roborata (olettaen että se on vielä ehjä).

Helsingillä ja Tampereella olisi käsittääkseni molemmilla suurin piirtein kevään 2020 aikana toiminnan 10v. julavuosi, joten laitetaan ohjelmaan mukaan keskustelu, jos tätä haluttaisiin esim. muistaa jommassa kummassa HSF:ssä ensi vuonna.

Ehdotuksia tai ideoita ohjeisohjelmaksi?

  • Zorb-jalkapallo
  • Zippy-puisto
  • Hietalahden liikuntakeskus
  • Superpark
  • Museovierailu

@diajouk Voin etsiä ja kerätä lisää materiaalia, mutta tässä ensi alkuun ainakin jotain:

@diajouk tosi kiva! Meillä on A3-kokoinen pystymallinen juliste oikeastaan jo olemassa ihan printtinä, mutta se mikä puuttuu, on some-kelpoinen vaakamuotoinen markkinointikuva, jota voisi jakaa FB:ssä ja Twitterissä tms. Jos tuon kääntäisi vaakamalliin ja korostaisi tapahtuman nimeä ja ajankohtaa, niin siitä saisi toimivan kuvan tuohon käyttöön. Kukahan laittaisi sen sitten vielä hacklab.fi:n ym. FB-sivulle, kun en enää itse voi sitä tehdä tunnuksetta :slight_smile:

juliste.pdf (914,1 Kt)
Tässä vielä juliste PDF:nä.

image

Ah, teillä on jo juliste tehtynä, luulin että tarvitsette uutta.
Eli homma tällä selvä :slight_smile:

Laittakaa ilmoittautumisia tapahtumaan heti kun vaan on mahdollista tietää, pääseekö mukaan.

Tämä helpottaa järjestäjien työtä budjetoinnin suunnittelussa, että saadaan riittävän ajoissa varmistettua riittävä rahoitus saunan vuokraamiselle ja muulle toiminnalle. Nyt on jouduttu jo jättämään vähän liian viime hetkeen näiden varausten tekeminen, joten tapahtuman onnistuminen vaatii että mahdollisuuksien mukaan ilmoittautumisia saataisiin riittävän ajoissa.

Minä ajattelin pitää jonkinlaisen Matrix-esittelyn, onko se sit lauantaina illalla eli yöllä? Perus 30-45min olis kai se timeframe, mutta viimeksikin kun talviHSF päätettiin lennosta ettei jakseta kun kello oli viismiljoonaa niin sitten juteltiin kolmessa pienryhmässä tunti kuitenkin :smiley:

Ajattelin lähestyä ennenkaikkea mitä Matrix on merkinnyt minulle käyttäjänä, mitä sillä voi oikeasti saada aikaiseksi, ja miten se välillisesti vaikuttaa “natiivichattaajien” arkeen jos jokin kanaa sillataan matrixin avulla yhteen… Ja millaisia siltoja on käytössä ja tarjolla hacklabilaisille ymv…

Eli “miksi matrix?” olisi kai hyvä topicin nimike.

EDIT: Jos toki on jo vähän myöhäistä moiselle tai muutoin tulee epähyvä, niin tästä voidaan kyllä tinkiä :smiley:

1 Like

Ajatus vain, tuleville vuosille, tuo yhteisruokailu on jokseenkin joustamaton tapahtuma niin toivoisin sen aikataulun lukitsemista mahdollisimman ajoissa.

Tätä kautta https://helka.net/helka/helka/tietoa-helkasta saa (halutessaan) näkyvyyden useimmille Helsingin kaupunginosille… ei ainoastaan Pitäjänmäkeen… (jossa tapahtuma ei ole ilmoitettu, https://www.kaupunginosat.net/pitajanmaki/ )

Ehdotan että ohjelmaksi tehdään vierailu Tekniikan museoon. Tällä kertaa ei onnistunut järjestymään mitään yksin meille erikseen varattua toimintaa.