HSF19½ 14.-16.6 - Tapahtuman järjestämisen todo-lista


#1

Vapaaehtoisia tarvitaan

Etsitään vapaaehtoisia toteuttamaan HSF:ää Helsingissä. Kerro täällä, irkissä tai vaikka läbillä jos haluat olla mukana tekemässä tapahtumaa.

Tapahtuman järjestäminen

:ballot_box_with_check: kunnossa
:arrow_forward: työn alla
:black_square_button: ei hoidettu

Muistilista

  • :ballot_box_with_check: Päivämäärän päättäminen
  • :ballot_box_with_check: Budjetin päättäminen
  • :black_square_button: Nettisivut avattu http://hsf.hacklab.fi
  • Robottitapahtumasta lähetetty ilmoitukset:
    • :ballot_box_with_check: Kaupungille ilmoitus
    • :black_square_button: Facebookiin tapahtumasivu
    • :black_square_button: FB-mainonta (osoittautui hyväksi tavaksi tavoittaa ihmisiä)
    • :black_square_button: Julisteiden levittäminen Pitäjänmäen alueelle, lähiympäristöön ja kauemmas
    • :black_square_button: Julisteiden kerääminen pois tapahtuman jälkeen (yritetään siivota osa pois)
    • :black_square_button: tapahtumasivu http://robotit.hacklab.fi päivitetty
    • :black_square_button: Netin tapahtumasivuille, menovinkit yms.
    • :black_square_button: Muille järjestöille.
      • :black_square_button: Pitäjänmäki-seura
    • :black_square_button: Paikallinen media ym.
  • :ballot_box_with_check: Kutsuviestit hacklabeille
  • :black_square_button: Toinen robottirata testaamiseen ja varikolle – joku toinen kaupunki hoitaa?
  • :ballot_box_with_check: Tapahtumailmoittautuminen osallistujille
    • Ilmoittautumislomakkeessa huomioitu ruokailuun osallistujat, jotta mm. tiedetään montako henkilöä ilmoitetaan ravintolalle saapuvaksi
  • Saunan järjestäminen
    • :black_square_button: sama tuttu telttasauna on varattu
    • :black_square_button: käytännön työt, nouto, maksu ym.
  • :ballot_box_with_check: Hinnoittelun päätökset
  • :black_square_button: Muu oheistoiminta päätetty ja varattu
  • Ruokailun järjestäminen
    • :black_square_button: Thai-food (ilmoitus kun osallistujamäärä selviää)
    • :black_square_button: Muut ostokset: tehdään tapahtuman aikana tarpeen mukaan
  • Robottikisan vaatimat järjestelyt
    • Mennään pitkälti vanhalla totutulla tavalla
  • Esityksiä, demoja tms.?

Päivitetään listaa aina sitä mukaa, kun muistuu uusia työkohtia.

Opittuja asioita menneistä tapahtumista 2018:

  • ilmoittautumislomakkeeseen kysyttävä mahdollisia lisätietoja: Holvin verkkokaupassa asuinpaikka ei ole pakollinen kenttä, joten kaikista ilmoittautuneista ei tiedä, mistä päin saapuvat. Ohjeistetaan ilmoittautujia tai kysytään kaupunki vielä erikseen.
  • Julisteiden levittämiseen ei löydy helposti tekijöitä, yritetään silti saada tähän vapaaehtoisia
  • Robottitapahtuman ja HSF:n erottaminen toisistaan oli joillekin hankalaa. Moni luuli samaksi asiaksi.
  • Ohjelma pitää julkaista seuraavalla kerralla aikaisemmin. Uusia osallistujia vaikea saada mukaan, kun ei ole mitään, millä näyttää mitä tapahtumaan kuuluu. Esitellään uusille etukäteen avoimessa tiistaissa hyvissä ajoin.
  • Ravintolaan mennään vain etukäteen maksaneiden nimilistan kanssa
  • Aamiaista sekä lauantaina että sunnuntaina
  • Kerätään kävijäpalautetta robottikisan vierailta, mm. miten sai tietää tapahtumasta
  • Koordinoidaan robottikisaa jotenkin jatkossa Pitäjänmäki-seuran kanssa tai ainakin ilmoitetaan heille päivämäärä ajoissa

#2

Ilman että nyt lupaan mitään, niin ainakin Turussa on oma roborata (olettaen että se on vielä ehjä).


#3

Helsingillä ja Tampereella olisi käsittääkseni molemmilla suurin piirtein kevään 2020 aikana toiminnan 10v. julavuosi, joten laitetaan ohjelmaan mukaan keskustelu, jos tätä haluttaisiin esim. muistaa jommassa kummassa HSF:ssä ensi vuonna.


#4

Ehdotuksia tai ideoita ohjeisohjelmaksi?

  • Zorb-jalkapallo
  • Zippy-puisto
  • Hietalahden liikuntakeskus
  • Superpark
  • Museovierailu

#6

@diajouk Voin etsiä ja kerätä lisää materiaalia, mutta tässä ensi alkuun ainakin jotain:


#8

@diajouk tosi kiva! Meillä on A3-kokoinen pystymallinen juliste oikeastaan jo olemassa ihan printtinä, mutta se mikä puuttuu, on some-kelpoinen vaakamuotoinen markkinointikuva, jota voisi jakaa FB:ssä ja Twitterissä tms. Jos tuon kääntäisi vaakamalliin ja korostaisi tapahtuman nimeä ja ajankohtaa, niin siitä saisi toimivan kuvan tuohon käyttöön. Kukahan laittaisi sen sitten vielä hacklab.fi:n ym. FB-sivulle, kun en enää itse voi sitä tehdä tunnuksetta :slight_smile:


#9

juliste.pdf (914,1 Kt)
Tässä vielä juliste PDF:nä.

image


#10

Ah, teillä on jo juliste tehtynä, luulin että tarvitsette uutta.
Eli homma tällä selvä :slight_smile: